TERMES DE REFERENCE d’AUDIT EXTERNE – UNAD ROUND 8 TCD-810-G06-H

Introduction
Situé au coeur du continent africain, le Tchad couvre une superficie de 1 284 000km² avec une
population de 10 154 300 habitants alors qu’elle était en avril 2003 de 7500 000 habitant
(document de stratégie de croissance et de réduction de la pauvreté). Enclavé sans débouché sur
la mer il est classé 171ème sur 177 selon l’Indice de Développement Humain (IDH) du PNUD en
2006.
Très inégalement réparties, les populations Tchadiennes vivent selon des spécificités ethniques et
socioculturelles au niveau des trois grandes zones climatiques dominantes (Saharienne-780 000
km2, sahélienne- 374000 km2 et soudanaise- 130000 km2).
Par ailleurs, malgré de sérieux efforts, les indicateurs socio- démographiques, économiques et
sanitaires sont encore au rouge. L’enquête démographique et de santé réalisée en 2004, montre
que le taux de mortalité maternelle s’est détérioré passant de 827 pour 100 000 naissances
vivantes en 1997 à 1099 en 2004. Le Tchad accuse encore de nos jours, une mortalité infantile
assez élevée (132 pour 1000%), un taux de couverture vaccinale de 11% des enfants de 12-23
mois complètement vaccinés, une espérance de vie à la naissance de 54,4 ans chez la femme et de
47 ans chez l’homme, l’indice de fécondité étant de 6,6 enfants par femme
De nos jours, Le Système de Santé inclut un Hôpital Général de Référence (HGRN), 57 Hôpitaux
et 684 Centres de Santé (CS). Selon l’Annuaire statistique de 2006, il y a 368 médecins, 1 709
Infirmiers qualifiés soit 1 médecin pour 25 990 habitants et 1 infirmier pour 5 596. Ces chiffres
sont en deçà des normes de l’OMS (1 médecin pour 10 000 habitants). La distance moyenne des
populations par rapport aux structures sanitaires selon l’ECOSIT 2 est de 14 km (18km en milieu
rural).
Les maladies les plus couramment rencontrées sont, le paludisme, la rougeole, le tétanos, la
bilharziose, la méningite, le choléra devenu endémo épidémique et depuis quelques années, la
Tuberculose et le SIDA.
En 2008, le pays obtenu du Fonds mondial dans le cadre 8e round (composante VIH/SIDA) une
subvention devant couvrir cinq années dont les principaux récipiendaires (PR) sont le FOSAP,
AMASOT et l’UNAD, s’élevant à 56 888 001 Euros pour le : « Renforcement de la réponse
nationale au VIH/SIDA pour le passage à l’échelle des structures de prévention et de prise en
charge globale ». La gestion programmatique et financière de cette subvention est assurée par trois
Récipiendaires Principaux (PR) suivants :
1. Le Fonds de soutien aux Activités en matière de Population et lutte contre le SIDA
(FOSAP), Institution gouvernementale, s’occupe de la prise en charge médicale des
malades pour un montant global de 38 585 993 Euros ;
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2. L’Association pour le Marketing Social au Tchad (AMASOT), organisation de la société
civile, se charge du volet prévention et lutte contre le VIH/Sida pour un montant total de
7 635 862 Euros et ;
3. L’Union Nationale des Associations Diocésaines de secours et Développement (UNAD),
organisation issue également de la société civile, s’occupe de la prise en charge
psychosociale (communautaire) des malades avec un budget de 10 666 146 Euros.
De même que le troisième round, le financement se fait en deux Phases. La première Phase,
d’une durée de 2 ans, a démarré après la signature de la convention avec un budget de 25 211 569
Euros dont 15 545 285 Euros pour le FOSAP, 4 409 313 Euros pour l’AMASOT et 5 256 971
Euros pour l’UNAD.
Trois (3) Domaines de Prestations de Service (DPS) suivants ont été confiés à l’UNAD. Il s’agit :
· Du renforcement de la société civile et des capacités institutionnelles ;
· De la prise en charge psychosociale, soutien nutritionnel et juridiques des personnes
vivant avec le VIH ;
· Du soutien des Orphelins et autres Enfants Vulnérables.
Le présent audit concerne la première année de la mise en oeuvre du programme géré par
l’UNAD (Cf. cartographie de l’intervention de l’UNAD R8, organigramme UNADR8,
répartition des cibles et situation des dépenses par SR jusqu’au 31 Mars 2011 en annexes 1, 2, 3,
et 4).
OBJECTIFS DE L’ASSISTANCE
L’objectif de l’audit des états financiers du programme sera de connaitre les bilans, les états des
recettes et des dépenses des comptes et les utilisations des fonds du récipiendaire principal ainsi
que des sous récipiendaires afin de permettre aux auditeurs d’exprimer une opinion
professionnelle sur lesdits états financiers du programme soumis au Fonds Mondial selon des
normes internationales de comptabilité.
Les registres de comptabilité du programme tel que maintenus par Coordination de l’UNAD et
respectivement des SRs fournissent la base pour la préparation des états financiers du programme
et sont établis pour refléter les opérations financières par rapport au financement du Fonds
Mondial.
Portée de la mission
L’audit sera effectué selon les normes internationales d’audit au niveau du Bénéficiaire Principal
et des Sous Bénéficiaires communautaires répartis sur l’ensemble du territoire et inclura des tests
et contrôles jugés nécessaires par les auditeurs selon les circonstances. Pendant le processus de
l’audit, une attention particulière sera accordée aux points ci-après :
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a. les fonds fournis par le Fonds Mondial ont été utilisés conformément aux conventions
de financement, avec efficacité, et uniquement pour les buts pour lesquels ces fonds
ont été donnés
b. les biens et les services financés sont obtenus conformément au manuel de procédures
de l’UNAD.
c. toutes les pièces justificatives nécessaires, livres et comptes des opérations des
programmes sont disponibles, et qu’il y a correspondance entre les registres de
comptabilité et les rapports présentés au Fonds Mondial;
d. les comptes des programmes sont tenus selon les principes de comptabilité
généralement admis et reflètent une image fidèle de la situation financière à la fin de
l’exercice concerné et sont en lien avec les rapports de progrès 2ème, 3ème, 4ème et 5ème
trimestre (y inclut rapport financier renforcé) soumis au Fonds Mondial;
e. les systèmes d’audit internes et les livres de comptabilité tenus par l’UNAD et
l’utilisation des ressources transférées dans les comptes bancaires des programmes
répondent aux normes;
f. les contrats conclus (y inclut recrutement du personnel) respectent les dispositions du
Manuel de procédure de l’UNAD et, les documents relatifs à la passation des marchés
sont bien gardés et toute la documentation de comptabilité également maintenue selon
les normes;
g. un post examen de 100% de toutes les activités financières sera entrepris pour tous les
domaines d’intervention.
h. L’auditeur est tenu de vérifier, outre les états financiers, l’état récapitulatif des achats
du programme, examiner les dépenses pour déterminer si elles sont éligibles au regard
des accords signés. Lorsqu’il est établi que des dépenses non éligibles ont été
incluses dans les demandes de retrait de fonds et remboursées, l’auditeur devra
l’indiquer.
i. l’auditeur passera en revue la circulation des fonds de l’UNAD (Bénéficiaire
Principal) vers les Sous-bénéficiaires par rapport aux tâches assignées et à la période
de livraison prévue. L’auditeur donnera également son opinion sur l’efficacité du
transfert des fonds du Bénéficiaire Principal (BP) aux sous-bénéficiaires (SB) tout
comme celle du transfert des fonds du Fonds mondial vers le Bénéficiaire Principal
UNAD);
j. l’auditeur fera des recommandations sur les contrôles et la gestion des fonds du Fonds
Mondial pendant l’audit à postériori comme élément du rapport général de l’audit
externe.
Les conclusions de cet(te) examen/revue seront consignées dans un rapport séparé à l’attention de
l’UNAD et du Fonds Mondial dans lequel il rendra compte de toutes les faiblesses et autres
défaillances du système, évaluera les risques liés aux défaillances du contrôle interne et fera des
recommandations pratiques et pertinentes pour son amélioration. Les conclusions couvriront et
ne seront pas limitées aux :
1. commentaires et observations sur les dossiers, systèmes et contrôles comptables examinés
pendant l’audit,
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2. points forts et points faibles des systèmes et des contrôles interne, et présenteront des
recommandations en vue de l’amélioration des insuffisances relevées;
3. degrés de conformité à chacune des clauses financières des accords de financement et
présenteront des commentaires, le cas échéant, sur les facteurs internes et externes
affectant le respect de ces clauses.
4. questions qui auront attiré son attention durant l’audit parce qu’elles pourraient avoir un
effet notable sur l’exécution du programme, notamment la relation entre le service
financier et les autres services qui pourraient avoir des incidences sur les procédures
administrative, financière et comptable.
CONFORMITE A LA CONVENTION DE FINANCEMENT
L’auditeur doit se prononcer sur le degré de conformité aux procédures de comptabilité de
l’UNAD.
L’auditeur devrait examiner l’acceptabilité et l’exactitude des opérations financières pendant la
période sous revue, les soldes de fonds à la fin de l’exercice et l’adéquation de l’audit interne de
ces opérations.
AVIS DE L’AUDIT
L’auditeur devra consacrer un paragraphe pour ses observations sur l’exactitude et la catégorie des
dépenses faites de l’utilisation des fonds par les Sous-bénéficiaires dans le programme. Les
rapports financiers de l’UNAD, y compris le rapport d’audit sur 100% des activités du
Bénéficiaire Principal et des Sous-bénéficiaires devraient être reçus par la Coordination au plus
tard 15 jours après la fin de la mission.
LETTRE DE DIRECTION
En plus du rapport d’audit, l’auditeur préparera et soumettra une lettre de direction (lettre de
contrôle interne):
a) portant les commentaires et observations sur les livres comptables, le système et le
contrôle interne, qui ont été examinés pendant l’audit;
b) identifiant les insuffisances et les secteurs spécifiques nécessitant un renforcement
de capacité dans le système et faire les recommandations pour leur amélioration;
c) communiquer les sujets qui ont retenu l’attention des auditeurs et qui pourrait avoir
un impact important sur la mise en oeuvre du programme;
d) porter à la connaissance de l’UNAD tous les autres aspects jugés pertinent par
l’auditeur.
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GENERALITES
L’auditeur aura accès à tous les documents et correspondances juridiques, y compris le compte
rendu des réunions de la Coordination de l’UNAD, les rapports d’audit interne et toutes autres
informations pertinentes liés à l’UNAD.
Il sera également confirmé le montant déjà décaissé et ce qui reste à décaisser par le Fonds
Mondial.
DURÉE
La période d’exécution à auditer couvrira l’année 2010 (1er Janvier au 31 Décembre 2010) et le
premier trimestre 2011 (1er janvier 2011 a 31 mars 2011). L’exécution de l’UNAD obéit au
calendrier d’activités des projets financés par le Fonds Mondial qui va de janvier à décembre.
L’audit sera réalisé par conséquent, en une mission, soit du 20 juillet au 15 aout 2011.
L’estimation totale (indicative) du temps d’exécution des travaux ne devra pas excéder un mois.
Toutefois, il appartiendra aux soumissionnaires de juger du temps de travail qui leur paraîtra
nécessaire mais surtout d’accepter de commencer l’audit une semaine après la signature du
contrat. Le rapport de l’audit est attendu au plus tard le 31 Aout 2011.
QUALIFICATION
Les qualifications du personnel principal du cabinet de consultation devant effectuer la mission
seront comme suit ;
a) Directeur d’Audit : Expert Comptable/Auditeur professionnel avec au moins 10
ans d’expérience avéré en audit des organisations similaires. Parler couramment le
Français et l’Anglais.
b) Superviseur d’Audit : Comptable professionnel BAC +5 au moins ou équivalent
avec au moins 5 ans d’expérience. Parler couramment le Français et comprendre
l’Anglais.
c) Auditeur (2) : Comptable BAC + 3 au moins (Catégorie 3 des examens
professionnels) avec au moins 3 ans de fonction dans un cabinet d’audit, Parler
couramment le Français.
Le curriculum vitae (CV) signé doit être fourni à l’UNAD par le responsable de la société
d’audit qui signe l’opinion, ainsi que les CVsignés des cadres, superviseurs et personnels
importants proposés comme membres de l’équipe d’audit. Les copies certifiées des diplômes de
ces cadres doivent être également jointes au dossier.
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NORMES DE L’AUDIT
L’audit doit être réalisé conformément aux normes internationales d’audit (ISA) et doit inclure
tous les tests et procédures que l’auditeur pourra juger nécessaires en la circonstance. L’UNAD
utilise le plan comptable OHADA. La comptabilité est tenue sur le logiciel Sage saari version 12
En plus du PR UNAD et ses 8 ULG, 100% des sous récipiendaires seront audités tant sur le plan
de leurs états financiers que sur le plan du système de contrôle interne: AILS, APLFT, ATPDH,
BAC, ESTHER, ID, RNTAP+, ANKP, PADIESE, ATHAS, MEDAF, MOUSTAGBAL,
FEMA+, CHBK et APPROCEC.
Les documents relatifs aux SR sont localisés, au niveau de l’UNAD a Ndjamena.
1. CONFORMITE A LA CONVENTION DE FINANCEMENT
L’auditeur doit se prononcer sur le degré de conformité aux procédures de comptabilité du Sous
bénéficiaire et de l’UNAD conformément à la convention de financement (UNAD-Fonds
mondial ) et protocoles d’accords (UNAD-SR).
L’auditeur devrait examiner l’acceptabilité et l’exactitude des opérations financières pendant la
période sous revue, les décaissements trimestriels ou semestriels, les rapports programmatiques et
financiers trimestriels des SR, les rapports de progrès trimestriels de de l’UNAD, les soldes de
fonds à la fin de l’exercice.
2. AVIS DE L’AUDIT
L’auditeur devra consacrer un paragraphe pour ses observations sur l’exactitude et la catégorie
des dépenses faites de l’utilisation des fonds par les Sous-bénéficiaires du projet. Les rapports
financiers, y compris le rapport d’audit, doit être transmis à l’UNAD au plus tard 2 semaines
après la fin de la mission.
3. LETTRE DE GESTION
En plus du rapport d’audit, l’auditeur préparera et soumettra une lettre de gestion:
– portant les commentaires et observations sur les livres comptables, le système et le contrôle
interne, qui ont été examinés pendant l’audit;
– identifiant les insuffisances et les secteurs spécifiques nécessitant un renforcement de capacité
dans le système et faire les recommandations pour leur amélioration;
– communiquer les sujets qui ont retenu l’attention des auditeurs et qui pourraient avoir un
impact important sur la mise en oeuvre du projet;
– porter à la connaissance de l’UNAD tous les autres aspects jugés pertinents par l’auditeur.
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4. GENERALITES
Outre les documents de référence, L’auditeur aura accès à tout autre document et
correspondances (lettres de gestion) et les documents annexes 1, 2, 3 et 4 (organigramme UNAD
R8, cadre de performance, répartition des cibles et cartographie des interventions, situation des
dépenses des SR jusqu’au 31 Mars 2011 auprès de l’UNAD.
L’auditeur utilisera en outre toutes les techniques d’assurance qualité et de documentation.
DOCUMENTS DE REFERENCE
Les principaux documents de référence suivants sont disponibles :
· Requête de la Composante VIH/SIDA;
· Accords de Subvention ou « Grant agreement »;
· Plan détaillé de Mise en OEuvre ou « Work plan »;
· Conventions spécifiques établies entre UNAD et les Récipiendaires Secondaires ;
· Rapports trimestriels de progrès.
· Les rapports financiers renforcés
· Les rapports annuels
· L’état des inventaires
· Les lettres de gestion du Fonds mondial
· Les correspondances avec le LFA sur les conditions suspensives
REPORTAGE
Les rapports à soumettre:
a) le rapport final d’audit et la lettre de direction dans un délai de deux semaines après
réception des observations de l’UNAD sur le draft du rapport final.
b) deux copies du rapport final comprenant 100% des activités entreprises par le bénéficiaire
principal et les sous bénéficiaires à soumettre a l’UNAD.
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REMISE DES PROPOSITIONS
Vous devez soumettre les propositions en deux exemplaires dont une originale et une copie. Chaque
proposition technique et financière doit porter la mention « ORIGINAL » ou « COPIE », selon le
cas. L’original et toutes les copies de la proposition technique doivent être placés dans une
enveloppe portant clairement la mention « Proposition technique ». De même, l’original et toutes les
copies de la proposition financière seront placés dans une enveloppe portant la mention
« Proposition financière ». Ces deux enveloppes seront ensuite placées dans une enveloppe
extérieure qui doit être cachetée et porter l’adresse et les renseignements indiqués dans les Données
particulières. Cette enveloppe doit porter clairement la mention :
« A OUVRIR UNIQUEMENT EN COMMISSION D’OUVERTURE ET DE JUGEMENT
DES OFFRES »
En cas de différence entre les exemplaires des propositions, c’est l’original qui fera foi. L’original et
chacune des copies de la proposition technique et de la proposition financière doivent être imprimés
à l’encre indélébile et signés par le représentant autorisé du Consultant.
La proposition ne doit comporter aucune mention interligne ou surcharge, sauf si cela est nécessaire
à la correction d’erreurs imputables au Consultant, toute correction de ce type devant alors être
paraphée par le ou les signataires.
La proposition technique et la proposition financière dûment complétées doivent être remises
au plus tard le 14 Juillet 2011 à 14h30 à l’adresse ci-dessus indiquée. L’ouverture des offres
techniques aura lieu le 18 Juillet 2011 à 11 heures dans la salle de réunion de l’UNAD en présence
des soumissionnaires qui le désirent.
Toute offre déposée après les dates et heure ci-dessus indiquées sera rejetée.
Les propositions doivent être valables 45 jours à compter de la date à laquelle elles sont remises.
Durant cette période, vous devez maintenir à disposition le personnel spécialisé qui est proposé pour
la Mission.
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EVALUATION DES PROPOSITIONS :
Une procédure en deux étapes est adoptée pour l’évaluation des propositions. L’évaluation
technique doit être menée en premier, suivie de l’évaluation financière.
Le comité d’évaluation des offres (composé de 5 personnes dont 3 membres du PR) évaluera les
propositions au moyen des critères et du système de points spécifiés
Les firmes seront classées au moyen d’un système de notation technique/financière combinée,
comme indiqué ci-après.
Évaluation et notation de la proposition technique
La proposition technique devra inclure tous les renseignements nécessaires à son évaluation. Il
s’agit notamment :
– De l’expérience du bureau dans les prestations de même nature et dans un contexte
institutionnel et géographique comparable (fiches de projet);
– Du plan de travail, à savoir, la méthodologie qui sera adoptée pour chaque volet des
prestations;
– De l’approche proposée pour l’étude, à savoir, la façon dont les différents volets de la
prestation seront exécutés; le calendrier, l’organisation et le contrôle de l’équipe la
répartition du temps de travail entre le terrain et le siège social;
– De l’organigramme de l’équipe avec, pour chaque expert, une estimation du temps de
travail exprimé en hommes mois sur le terrain et au siège;
– Du temps de travail exprimé en nombre d’hommes mois pour chaque activité;
– Du calendrier envisagé pour l’exécution des prestations, y compris le délai nécessaire à
l’Administration pour examiner les rapports provisoires et définitifs;
– Du curriculum vitae du personnel proposé pour chaque volet des prestations.
Les éléments ci-après des propositions techniques seront évalués et notés selon les critères (tel
que spécifié dans les DPDP IP-24)
L’expérience du consultant dans le domaine des tâches à accomplir au cours des (05) dernières
années (tel que spécifié dans les DPDP IP-24a);
Conformité du plan de travail et l’approche proposés aux termes de référence (délai des
prestations, plan de travail, temps de travail exprimé en hommes-mois, méthodologie) (tel que
spécifié dans les DPDP IP-24b);
Les qualifications et la compétence du personnel dont les services sont proposés pour réaliser
les tâches en question (tel que spécifié dans les DPDP IP-24c). Le personnel clé doit posséder au
minimum les qualifications et l’expérience (indiquées dans les DPDP IP-24e).
La sous-commission technique établiera une note technique Ot de 0 à 100 pour chaque
proposition technique.
La note technique minimale requise pour la conformité de la proposition technique est de
75/100.
Ouverture et évaluation des propositions financières
Suite au rapport d’évaluation technique de la sous-commission technique et à la validation par
la Commission d’attribution des marchés, seules les propositions financières ayant obtenu les
seuils minimum à l’évaluation technique et évaluées acceptables seront ouvertes en présence
des soumissionnaires retenus au cours d’une séance d’ouverture des propositions financières
dont l’endroit, la date et l’heure seront communiqués aux soumissionnaires retenus.
Le mode de sélection est (tel que spécifié aux DPDP IP-25).
Les poids respectifs attribués à la proposition technique et à la proposition financière dans le
cas de la sélection qualité-coût sont (tels que spécifié aux DPDP IP-25a)
11
Les propositions financières doivent être présentées selon les modèles de tableaux-types
La comparaison des propositions financières se fera exclusivement sur la vase des montants
selon le régime fiscal (tel que stipulé au DPDP-IP-11). L’évaluation pour la sous-commission
technique s’exécute selon la méthode de sélection spécifiée dans la note d’information aux
consultants.
Pour la méthode de sélection qualité-coût
La note financière (Of) est établie de la manière suivante :
Of = Fm x 100
F
où : Of est la note financière
Fm est le montant de la proposition financière évaluée la moins disante
F est le montant de la proposition financière
La note finale est établie comme suite :
S = (TxOt) + (FxOf) où T et F sont les poids respectifs attribués à la proposition technique et
financière.
L’attribution du contrat se fait, avec le soumissionnaire évalué comme ayant la meilleure note
finale combinant la note technique et la note financière après que le montant de chaque
proposition financière ait été corrigé, sous réserve que le montant soit conforme aux
disponibilités financières prévues.
12
A-1 Données particulières de la Demande de Proposition
Type du dossier d’appel d’offres pour un marché (contrat) concernant des:
a) ____Travaux b) ____Fournitures et/ou services courants c) __x__Prestations
intellectuelles
A-2 L’Union Nationale des Associations Diocésaines de secours et Développement (UNAD)
A-3 L’Union Nationale des Associations Diocésaines de secours et Développement (UNAD)
BP : 136 N’djaména – TCHAD Tel: 52 28 0 unad@internet.td
A-4 Nom du programme et/ou projet: Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, la
Tuberculose et le Paludisme;/Round8 HIV- TCD-810-G06-H
A-5 Financement: Fonds Mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme/
Round8 HIV- TCD-810-G06-H
A-6 Objet de la Demande de Proposition : L’audit des comptes du round8 HIV- TCD-810-
G06-H
A-7 Consistance des prestations et cautions :
Sans objet
A-8 Nom du bénéficiaire : Union Nationale des Associations Diocésaines de secours et
Développement (UNAD)
A-11 Délai d’exécution du marché (ou contrat): un (1) mois
A-12
Nom et adresse, numéros de téléphone et télécopie, adresse courriel du responsable:
a) Nom: L’Union Nationale des Associations Diocésaines de secours et Développement
(UNAD) b) adresse : UNAD Bureau Permanent de Coordination BP : 136 N’djaména –
TCHAD
c) Tel: 52 28 05 d) unad@intnet.td
A-13 Prix du dossier d’appel d’offres: sans objet
Lettres : sans objet
A-14 Nombre de dossiers: un (01) exemplaire original et trois (03) copies
A-16 Le dépôt et l’ouverture des offres se fera à :
adresse : UNAD Bureau Permanent de Coordination BP : 136 N’djaména – TCHAD
b) au plus tard le 10 juillet 2011
A-17 Candidats appelés: a) _X__ ouvert à tous b) ____restreint aux
candidats suivants :
A-18 Délai de validité des offres :
a) _______120 jours (travaux)
b)_____x___ 90 jours (fournitures ou prestations intellectuelles)
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Données particulières de la demande de propositions.
IP-5 L’Administration fournit les intrants suivants : Documents de référence disponibles à
L’Union Nationale des Associations Diocésaines de secours et Développement (UNAD)
IP-11 Régime fiscal et douanier : Conformément aux Conventions de financement, le contrat sera
exécutée toutes taxes comprises. Les impôts et taxes découlant du présent contrat seront
supportés par le Budget de l’Etat
IP-13 Forme de garantie de soumission :
a) ___ dépôt en argent b) _x__ caution bancaire c) ___ garantie à première demande
IP-24 Évaluation technique : pondération sur 100 points au total répartis comme suit:
a) 15 Pts: Expérience pertinente du consultant (bureau d’études) et nombre de projets
similaires au cours des 5 dernières années
b) 30 Pts: Conformité du plan de travail et de la méthodologie proposés aux termes de
référence
c) 50 Pts: Qualification et compétence du personnel clé :
Chef du projet, Directeur de mission ou Superviseur : Expert comptable diplômé et inscrit
à l’Ordre ( 20 points)
Chef d’équipe : Bac+4 au moins en économie, Gestion , Finance comptabilité contrôle,
banque
ou en audit (15 points)
Autres professionnels (membres d’équipe) : Bac+2 au moins en économie,
Finance-Comptabilité ou en banque (15 points)
d) 5 Pts : qualité de la proposition (forme, chronologie des pièces et informations
demandées)
IP-24 e Professionnels requis :
Poste Diplôme/spécialité Années d’expérience Nombre de projets similaires
Chef de projet/ Expert comptable 15 ans 15
Chef de mission /Bac+4 au moins 5 ans 10
Membre/ Bac +2 au moins 2 ans 5
IP-25 Méthode de sélection
a)____x__ qualité-coût
i) __x__ t = 0,70 f = 0,30
ii)____ t = 0,80 f = 0,20
b)______ budget déterminé
c) ______ moindre coût
14
NEGOCIATIONS
Avant l’expiration de la période de validité des propositions, le Consultant ayant remis la proposition
la mieux classée sera notifié par écrit/mail, en l’invitant à négocier le Contrat. L’objectif est de
parvenir à un accord sur tous les points et de parapher un projet de contrat au plus tard à la
conclusion de ces négociations.
DATE DE DEMARRAGE DE LA MISSION
Le Consultant retenu est censé commencer à exécuter la Mission à la date indiquée dans le contrat.
15
MODELES POUR
PROPOSITION TECHNIQUE
ET
PROPOSITION
FINANCIERE
Proposition technique – Tableaux types
T1. Lettre de soumission de la Proposition technique
T2. Références des consultants
T3. Observations et suggestions du Consultant sur les Termes de référence et sur les données,
services et installations devant être fournis par l’Autorité contractante
T4. Descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission
T5. Composition de l’équipe et responsabilités de ses membres
T6. Modèle de Curriculum vitae (CV) pour le personnel spécialisé proposé
T7. Calendrier du personnel spécialisé
T8. Calendrier des activités (programme de travail)
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T1. LETTRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION TECHNIQUE
[Lieu, date]
À: (Direction de l’UNAD)
Madame/Monsieur,
Nous, soussignés, avons l’honneur de vous proposer nos services, à titre de consultant,
pour [titre des services de consultants] conformément à votre Demande de propositions en date
du [date] et à notre Proposition. Nous vous soumettons par les présentes notre offre, qui
comprend cette Proposition technique et une Proposition financière sous enveloppe cachetée
séparée.
Si les négociations ont lieu pendant la période de validité de la Proposition, c’est-à-dire
avant le [date], nous nous engageons à négocier sur la base du personnel proposé ici. Notre
Proposition a pour nous force obligatoire, sous réserve des modifications résultant de la
négociation du marché.
Nous savons que vous n’êtes tenue/tenu d’accepter aucune des propositions reçues.
Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’assurance de notre considération distinguée.
Signature du représentant habilité :
Nom et titre du signataire :
Nom du Consultant :
Adresse:
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T2. REFERENCES DES CONSULTANTS
Services rendus pendant les cinq dernières années qui illustrent le mieux vos qualifications
À l’aide du formulaire ci-dessous, indiquez les renseignements demandés pour chaque mission
pertinente que votre société/organisme a obtenue par marché, soit en tant que seule société, soit
comme l’un des principaux partenaires d’une association.
Nom de la Mission: Pays:
Lieu Personnel spécialisé
fourni par votre
société/organisme
(profils) :
Nom du Client: Nombre d’employés
ayant participé à la
Mission:
Adresse: Nombre de mois de travail ;
durée de la Mission :
Date de démarrage
(mois/année) :
Date d’achèvement
(mois/année) :
Valeur approximative des
services (en franc CFA
courants) :
Nom des consultants associés/partenaires éventuels: Nombre de mois de travail
de Spécialistes fournis par
les consultants associés:
Nom et fonctions des responsables (Directeur/Coordinateur du projet. Responsable de
l’équipe) :
18
Descriptif du projet:
Description des services effectivement rendus par votre personnel
Nom du Consultant______________________________
19
T3. OBSERVATIONS ET SUGGESTIONS DU CONSULTANT SUR LES TERMES DE
REFERENCE ET SUR LES DONNEES, SERVICES ET INSTALLATION DEVANT
ETRE FOURNIS PAR L’AUTORITE CONTRACTANTE
Sur les Termes de référence :
1.
2.
3.
4.
5.
20
Sur les données, services et installations devant être fournis par l’Autorité contractante :
1.
2.
3.
4
5.
21
T 4. DESCRIPTIF DE LA METHODOLOGIE ET DU PLAN DE TRAVAIL PROPOSES
POUR ACCOMPLIR LA MISSION
22
T5. COMPOSITION DE L’EQUIPE ET RESPONSABLES DE SES MEMBRES
1. Personnel technique/de gestion
Nom Poste Attributions
2. Personnel d’appui
Nom Poste Attributions
23
T6. MODELE DE CURRICULUM VITAE (CV) DU PERSONNEL
SPECIALISE PROPOSE.
Poste : ________________________________________________________________________
Nom du consultant : _____________________________________________________________
Nom de l’employé : ______________________________________________________________
Profession :____________________________________________________________________
Date de naissance : ______________________________________________________________
Nombre d’années d’emploi par le Consultant :_____ Nationalité :__________________________
Affiliation à des associations/groupements professionnels : ______________________________
Attributions spécifiques : _________________________________________________________
Principales qualifications : ________________________________________________________
[En une demi page environ, donner un aperçu des aspects de la formation et de l’expérience de
l’employé les plus utiles à ses attributions dans le cadre de la mission. Indiquer le niveau des
responsabilités exercées par lui/elle lors de missions antérieures, en en précisant ta date et le
lieu.]
24
______________________________________________________________________________
Formation :
[En un quart de page environ, résumer les études universitaires et autres études spécialisées de
remployé, en indiquant les noms et adresses des écoles ou universités fréquentées, avec les dates
de fréquentation, ainsi que les diplômes obtenus.]
______________________________________________________________________________
25
Expérience professionnelle :
[En deux pages environ, dresser la liste des emplois exercés par l’employé depuis la fin de ses
études par ordre chronologique inverse, en commençant par son poste actuel. Pour chacun,
indiquer les dates, nom de l’employeur, titre du poste occupé et lieu de travail. Pour les dix
dernières années, préciser en outre le type d’activité exercée et, le cas échéant, le nom de clients
susceptibles de fournir des références.]
Langues :
[Indiquer, pour chacune. le niveau de connaissance: médiocre/moyen/ bon/excellent, en ce qui
concerne la langue lue/écrite/parlée.]
Attestation :
Je, soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent fidèlement
compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience.
________________________________________________________ Date : ________________
[Signature de l’employé et du représentant habilité du consultant] Jour/mois/année
Nom de l’employé : ______________________________________________________________
Nom du représentant habilité : _____________________________________________________
26
T7. CALENDRIER DU PERSONNEL SPECIALISE
Mois (sous forme de diagramme à barres)
Nom Poste
Rapports à
fournir/activités
1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 1 Nombre de mois
0 1 2
Sous-total (1)
Sous-total (2)
Sous-total (3)
Sous-total (4)
Temps plein : ______________________________ Temps partiel : __________________________________________
Rapports à fournir : _________________________ Durée des activités: Signature : _____________________________
(Représentant habilité)
27
Nom : _______________________________________________
Titre : _______________________________________________
Adresse : ____________________________________________
28
T8. CALENDRIER DES ACTIVITES (PROGRAMME DE TRAVAIL)
A. Enquête sur le terrain et éléments à étudier
[Mois à compter du début de la mission]
1er 2e 3e 4e 5e 6e 7e 8e 9e 10e 11e 12e
Activité (tâche)
_______________
_______________
_______________
_______________
29
B. Achèvement et soumission des rapports
Rapports Date
1. Rapport initial
2. Rapports d’avancement
a) Premier rapport d’avancement
b) Deuxième rapport d’avancement
3. Projet de rapport final
4. Rapport final
30
Proposition financière – Tableaux types
F1. Lettre de soumission de la Proposition financière
F2. État récapitulatif des coûts
F3. Ventilation des coûts par activité
F4. Ventilation de la rémunération par activité
F5. Frais remboursables par activité
F6. Frais divers
31
F1. LETTRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION FINANCIERE
[Lieu, date]
À : [Nom et adresse de l’Autorité Contractante]
Madame/Monsieur,
Nous, soussignés, avons l’honneur de vous proposer nos services, à titre de consultant,
pour [titre des services de consultants] conformément à votre Demande de propositions en date
du [date] et à notre Proposition (nos Propositions technique et financière). Vous trouverez cijoint
notre Proposition financière qui s’élève à [montant en lettres et en chiffres]. Ce montant est
un montant net d’impôts, de droits et de taxes, que nous avons estimés par ailleurs à [montant(s)]
en lettres et en chiffres].
Notre Proposition financière a pour nous force obligatoire, sous réserve des modifications
résultant de la négociation du Marché, jusqu’à l’expiration du délai de validité de la Proposition,
c’est-à-dire jusqu’au [date].
Nous savons que vous n’êtes tenue/tenu d’accepter aucune des propositions reçues.
Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’assurance de notre considération distinguée.
Signature du représentant habilité :
Nom et titre du signataire :
Nom du Consultant :
Adresse :
32
F2. ÉTAT RECAPITULATIF DES COUTS
Coûts Monnaie(s)1 Montant(s)
Sous-total
Impôts, droits, taxes, et autres charges fiscales
Montant total de la Proposition financière
1 Trois monnaies maximum en sus de la monnaie locale.
33
F3. VENTILATION DES COÛTS PAR ACTIVITE
Activité n° : Activité n° : Description:
Composantes du prix Monnaie(s) Montant( s)
Rémunération
Frais remboursables
Frais divers
Sous-total
34
F4. VENTILATION DE LA REMUNERATION PAR ACTIVITE
Activité n° Nom : _________________________________
Noms Poste Apport
Rémunération
taux de change
Montant
Personnel
permanent
Personnel local
Consultants
extérieurs
Total général
35
F5. FRAIS REMBOURSABLES PAR ACTIVITE
____Activité N° Nom : __________________________________
Ces frais ne sont pas inclus si des moyens de transport sont mis à disposition localement par
l’Autorité contractante. De même, les frais de location de bureaux, logement, services de bureau
ne doivent pas être inclus si l’Autorité contractante fournit ces moyens sur le site du projet.
N° Description Unité Quantité Prix unitaire
1. Voyages aériens internationaux
2. Frais de voyage divers
par
voyage
3. Indemnité de subsistance
par
voyage
4 Frais de transport locaux
5
Loyers de bureaux/logement/services de
bureau
par jour
Total
36
F6. FRAIS DIVERS
_____Activité N° Nom : _________________________________
N° Description Unité Quantité Prix
unitaire
1.
2.
3.
4.
5
Frais de communications entre _________
___________________ et ____________
__________________________________
(téléphone, internet)
Rédaction, reproduction de rapports
Matériel : location véhicule
Logiciels : Word et Excel
Total général

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