Termes de référence d’audit externe du projet EA 2010

1. INTRODUCTION
L’EA (Emergency Appeal) est un appel de fonds d’urgence de l’UNAD Caritas Tchad au réseau Caritas mondial.
Ce projet d’urgence est mis en œuvre par le SECADEV, Caritas diocésaine de N’Djamena, et coordonné par l’UNAD Caritas Tchad qui a un rôle de coordination nationale et d’agence de liaison entre le SECADEV et les partenaires techniques financiers du réseau Caritas, et qui héberge les fonds de ces donateurs avant de transférer sur justification.

Au 31 décembre 2010, les contributions de l’EA 03/2010 s’élevaient à 530 094 346 F CFA (808 124 €), y compris le reliquat de l’EA 2009.
Ce projet est financé par six donateurs du réseau Caritas (Danemark, Espagne, France, Suisse, Canada, Italie). Quatre ont ciblé précisément leurs participations.

Cet EA a pour objectif global d’appuyer l’auto-prise en charge des réfugiés soudanais dans les camps de Kounoungou, Milé, Farchana et les populations des villages environnants, et de consolider les actions menées depuis 2005, par les précédents SOA (Special Operation Appeal) et EA en faveur des réfugiés soudanais au Tchad et d’apporter un soutien aux populations locales affectées par la présence de ces réfugiés.

Un mémorandum d’entente (MoU) est signé entre le SECADEV et l’UNAD Caritas Tchad afin de définir les rôles et responsabilités de chaque partie pendant toute la durée du programme.

2. OBJECTIFS DU PROJET

Les stratégies pour atteindre l’objectif global se déclinent en 6 objectifs spécifiques sectoriels :

– Objectif spécifique 1 – Secteur Eau : Les réfugiés et les populations autochtones autour des 3 camps ont accès à l’eau potable, à l’eau de puits villageois et participent à la gestion du système de distribution

– Objectif spécifique 2 – Secteur Assainissement : Les conditions d’hygiène et d’assainissement s’améliorent dans les camps avec une participation accrue des réfugiés

Objectif spécifique 3 – Secteur Animation Communautaire : Les réfugiés et les populations autochtones développent des activités économiques, sociales, culturelles et sportives contribuant à une meilleure condition de vie et de cohabitation

– Objectif spécifique 4 – Secteur Besoins Domestiques : Les personnes à besoins spécifiques disposent des articles ménagers nécessaires pour améliorer leur condition de vie

– Objectif spécifique 5 – Secteur Agriculture : La production et la productivité agricole des réfugiés et des populations des villages environnants des 3 camps augmentent

– Objectif spécifique 6 – Secteur Elevage : Les réfugiés et population des villages autour des 3 camps améliorent leur production animale en qualité et en quantité
3. OBJECTIFS DE L’AUDIT

Les services d’audit à fournir dans le cadre de ce contrat seront en collaboration avec le l’UNAD Caritas Tchad et le SECADEV.
L’objectif de l’audit des états financiers du projet (à savoir : les bilans, l’état des recettes et des dépenses et l’utilisation des fonds) est de permettre aux auditeurs d’exprimer une opinion professionnelle sur lesdits états financiers du projet soumis aux bailleurs selon des normes internationales de comptabilité.

Les registres de comptabilité du projet tels que maintenus par les services Finances et Comptabilité du SECADEV et de l’UNAD fournissent la base pour la préparation des états financiers du projet et sont établis pour refléter les opérations financières par rapport au financement des bailleurs via Caritas Internationalis.

Champ d’application de l’audit

Le champ d’application de l’audit doit porter sur la gestion d’ensemble de l’exécution, du suivi et de la supervision du projet. La tâche de l’auditeur doit inclure l’examen des rapports intermédiaires, des ressources du projet, des budgets du projet, des dépenses du projet, de l’état du projet à la fin de l’exercice, du recrutement du personnel, de la clôture opérationnelle et financière du projet, et de la gestiondes actifs. A cette fin, l’audit portera sur les domaines suivants :

a) Finances
L’audit, effectué selon les normes internationales, portera sur l’adéquation des opérations comptables et financières et des systèmes d’établissement de rapports. Cela inclut le contrôle budgétaire, la gestion de trésorerie, l’encaissement des fonds, le décaissement des fonds, l’enregistrement de toutes les transactions financières dans les rapports de dépenses, la tenue à jour grâce notamment à des contrôles aléatoires. Une certification des comptes (recettes-dépenses) et approbation sera établie à l’issue de ces contrôles.

b) Gestion de trésorerie
L’audit portera sur toutes les liquidités en possession du projet.

c) Achats
• L’audit portera sur la compétitivité, la transparence et l’efficience des procédures d’achat du projet afin de garantir que l’équipement et les services achetés répondent aux exigences, soit des manuels de procédure de l’UNAD et du SECADEV, soit des bailleurs et il inclura ce qui suit :
• Les délégations de pouvoir, les montants maximaux fixés pour les achats, les appels d’offres, l’évaluation des offres, et l’approbation/la signature des contrats et des bons d’achat, le cas échéant
• Les procédures de réception et d’inspection afin de déterminer la conformité de l’équipement aux spécifications
• L’évaluation des procédures en vigueur pour amoindrir le risque d’acheter un équipement qui ne réponde pas aux spécifications ou s’avère ultérieurement défectueux
• La gestion et le contrôle des commandes, le cas échéant.

Dans le domaine des achats, l’audit portera aussi sur le recours aux consultants et sur l’adéquation des procédures visant à obtenir un personnel hautement qualifié et riche d’expérience, et sur l’évaluation du travail de ce personnel avant d’effectuer un paiement final.

d) Gestion des actifs
L’audit portera aussi sur la comptabilisation des biens d’équipement (ordinairement, des moyens roulants et du matériel de bureau) achetés pour le service du projet. Les procédures de réception, d’entreposage et d’écoulement seront également examinées.

e) Ressources humaines
L’audit portera sur la compétitivité, la transparence et l’efficience du recrutement du personnel et inclura l’évaluation de la performance, le contrôle de la présence sur les lieux de travail, le calcul des traitements et prestations, la préparation des états de paie et le versement des montants dus, et la gestion des dossiers du personnel.

Points d’attention particuliers
• Liste du personnel imputé au projet/détails : tableau récapitulatif mentionnant le nom, le salaire brut/différents types de charges, impôts, salaire net + dates d’embauche et de fin de contrat lié au projet, le pourcentage des temps dédié au projet (part-time).
• Un organigramme complet du staff mentionnant les liens hiérarchiques
• S’assurer que tous les dossiers du personnel en charge du projet sont complets et que leur recrutement respecte les principes
• Vérifier la conformité des contrats avec les bulletins de paye du personnel

f) Administration générale
L’audit portera également sur les voyages, la gestion des moyens roulants, les services d’expédition, la gestion des locaux de bureau, les communications au niveau des bureaux, les missions, etc.

Clause spéciale
La contribution de Caritas Danemark (298 537 182 F CFA, soit 455 117 €) fera l’objet d’un audit et d’un rapport distincts. Cet audit sera financé directement par Caritas Danemark et fera l’objet d’un contrat distinct.
Il est entendu que l’auditeur travaillera sur l’ensemble des documents et pièces justificatives en vue de produire le rapport global ainsi que celui de la contribution de Caritas Danemark.

4. CONFORMITE A LA CONVENTION DE FINANCEMENT

L’auditeur doit se prononcer sur le degré de conformité aux procédures de comptabilité du SECADEV et de l’UNAD.
L’auditeur devrait examiner l’acceptabilité et l’exactitude des opérations financières pendant la période sous revue, les soldes de fonds à la fin de l’exercice.

5. AVIS DE L’AUDIT

L’auditeur devra consacrer un paragraphe pour ses observations sur l’exactitude et la catégorie des dépenses faites de l’utilisation des fonds par les Sous-bénéficiaires du projet. Les rapports financiers, y compris le rapport d’audit, doit être transmis à l’UNAD au plus tard un mois après la fin de la mission.

6. LETTRE DE GESTION

En plus du rapport d’audit, l’auditeur préparera et soumettra une lettre de gestion:

– portant les commentaires et observations sur les livres comptables, le système comptable et de contrôle, qui ont été examinés pendant l’audit;
– identifiant les insuffisances et lacunes ainsi que les secteurs spécifiques nécessitant un renforcement de capacité dans l’organisation
– faire les recommandations pour leur amélioration;
– communiquer les sujets qui ont retenu l’attention des auditeurs et qui pourraient avoir un impact important sur la mise en œuvre ou la poursuite du projet;
– porter à la connaissance de l’UNAD tous les autres aspects jugés pertinents par l’auditeur.
– un état des dépenses que l’auditeur jugerait inéligibles

7. GENERALITES

L’auditeur aura accès à tous les documents et correspondances juridiques, y compris le compte rendu des réunions du Comité de Gestion et des procès verbaux du Comité d’Achat, les rapports d’audit interne et toutes autres informations pertinentes liés à l’EA 2010.
L’auditeur travaillera à N’Djamena (sièges de l’UNAD et du SECADEV) mais aussi à Abéché (Coordination) et à Guereda et Farchana (bases et lieux de mise en œuvre du projet).

8. DURÉE

La période à auditer va du 1er mars 2010 au 31 mai 2011 (15 mois). L’exécution de l’EA 2010 n’obéit à aucun calendrier particulier. Ceci est dû simplement au retard dans son lancement et aux réalités du terrain.
Il appartiendra aux soumissionnaires de juger du temps de travail qui leur paraîtra nécessaire et d’en discuter lors de la signature du contrat.

9. QALIFICATION

Le curriculum vitae (CV) doit être fourni à l’UNAD par le responsable de la société d’audit qui signe l’opinion, ainsi que les CV des cadres, superviseurs et personnels importants proposés comme membres de l’équipe d’audit. Les copies certifiées des diplômes de ces cadres doivent être également jointes au dossier.

10. REPORTING

L’auditeur soumettra les rapports suivants à l’UNAD.

– Draft du rapport final d’audit et la lettre de direction pour l’année concernée dans un délai de 4 semaines après le commencement
– Le rapport final d’audit et la lettre de direction dans un délai de deux semaines après réception des observations de l’UNAD sur le draft du rapport final
– Trois copies du rapport final, dont une originale et deux copies plus une version électronique

11. REMISE DES PROPOSITIONS

Vous devez soumettre les propositions en deux exemplaires dont une originale et une copie. Chaque proposition technique et financière doit porter la mention « ORIGINAL » ou « COPIE », selon le cas. L’original et toutes les copies de la proposition technique doivent être placés dans une enveloppe portant clairement la mention « Proposition technique ». De même, l’original et toutes les copies de la proposition financière seront placés dans une enveloppe portant la mention « Proposition financière ». Ces deux enveloppes seront ensuite placées dans une enveloppe extérieure qui doit être cachetée et porter l’adresse et les renseignements indiqués dans les données particulières.
Cette enveloppe doit porter clairement la mention : « A OUVRIR UNIQUEMENT EN COMMISSION D’OUVERTURE ET DE JUGEMENT DES OFFRES »

En cas de différence entre les exemplaires des propositions, c’est l’original qui fera foi. L’original et chacune des copies de la proposition technique et de la proposition financière doivent être imprimés à l’encre indélébile et signés par le représentant autorisé du Consultant.

La proposition ne doit comporter aucune mention interligne ou surcharge, sauf si cela est nécessaire à la correction d’erreurs imputables au Consultant, toute correction de ce type devant alors être paraphée par le ou les signataires.

La proposition technique et la proposition financière doivent être remises au plus tard le 3 mai 2011 à 18 heures à l’adresse indiquée ci-dessus (par mail ou en mains propres).
L’ouverture des offres techniques aura lieu le 11 mai 2011 à 10 heures dans la salle de réunion de l’UNAD en présence de soumissionnaires qui le désirent.
Toute offre déposée après les dates et heures ci-dessus indiquées sera rejetée.

Les propositions doivent être valables 30 jours, à compter de la date à laquelle elles sont remises. Durant cette période, vous devez maintenir à disposition le personnel spécialisé qui est proposé pour la Mission.

12. EVALUATION DES PROPOSITIONS

Une procédure en deux étapes est adoptée pour l’évaluation des propositions. L’évaluation technique doit être menée en premier, suivie de l’évaluation financière.

13. NEGOCIATIONS

Avant l’expiration de la période de validité des propositions, le Consultant ayant remis la proposition la mieux classée sera notifié par écrit/mail, en l’invitant à négocier le Contrat. L’objectif est de parvenir à un accord sur tous les points et de parapher un projet de contrat au plus tard à la conclusion de ces négociations.

14. DATE DE DEMARRAGE DE LA MISSION

Le Consultant devra exécuter la mission à la date indiquée dans le contrat.

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